Polityka prywatności serwisu synergia-pro.eu. Wersja obowiązująca od 13.10.2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających serwis internetowy dostępny pod adresem synergia-pro.eu, w tym osób korzystających z formularza kontaktowego. Dokument został przygotowany z uwzględnieniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
1. Postanowienia ogólne i zakres
Polityka ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu synergia-pro.eu, dalej jako „Serwis”, oraz z kontaktem z administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub innych dostępnych kanałów komunikacji.
Polityka wyjaśnia w szczególności, jakie dane mogą być przetwarzane, w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej, komu mogą być ujawniane, jak długo są przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Informacje zostały przedstawione w sposób zwięzły, przejrzysty i zrozumiały.
2. Administrator i kontakt
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Adres iod@synergia-pro.eu służy do kontaktu w sprawach ochrony danych osobowych.
Administratorem danych osobowych jest Synergia-pro Audyt sp. z o.o., ul. Zielińska 11a/3, 31-227 Kraków, KRS 0001026807, REGON 524815446, NIP 9452270889.
W sprawach ogólnych można skontaktować się z administratorem pod adresem biuro@synergia-pro.eu, telefonicznie pod numerem +48 531 332 448 lub korespondencyjnie na wskazany adres.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw można skontaktować się pod adresem iod@synergia-pro.eu. Jest to adres kontaktowy do spraw ochrony danych.
3. Zakres i źródła danych
Zakres danych zależy od sposobu kontaktu i treści przekazanej wiadomości. W formularzach kontaktowych przetwarzane są adres e-mail i opis potrzeby lub zapytania, a także temat, imię, firma lub instytucja oraz numer telefonu, jeśli zostaną podane. Adres e-mail i treść wiadomości są wymagane do obsługi zapytania; pozostałe dane są opcjonalne zgodnie z oznaczeniami formularza.
W zgłoszeniach współpracy mogą być przetwarzane informacje o kwalifikacjach, specjalizacji, doświadczeniu, preferowanej formie pracy i dostępności, które osoba zgłaszająca podaje w treści wiadomości. Formularz nie umożliwia dodawania załączników i nie wymaga przesyłania CV. Dalszy zakres informacji lub dokumentów ustalamy w korespondencji, jeśli są potrzebne do oceny propozycji współpracy.
Dane są pozyskiwane przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności za pośrednictwem formularza kontaktowego lub wiadomości e-mail. Jeżeli osoba kontaktuje się w imieniu firmy, instytucji albo innego podmiotu, dane mogą również pochodzić od tego podmiotu lub od osoby działającej w jego imieniu.
W związku z funkcjonowaniem Serwisu mogą być przetwarzane także dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym lub zdarzeniach w Serwisie, ale wyłącznie w zakresie, w jakim są one faktycznie gromadzone przez zastosowane rozwiązania techniczne. Szczegółowe informacje o plikach cookies i podobnych technologiach określa Polityka cookies, o której mowa w punkcie 12.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
4.1. Obsługa formularza i odpowiedź na zapytanie
Dane przekazane w formularzu są przetwarzane w celu przyjęcia, przeanalizowania i obsługi zapytania dotyczącego usług, w szczególności audytów i szkoleń, a także udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszej korespondencji. Dotyczy to również zgłoszeń współpracy i kontaktu w sprawie udziału w zespołach projektowych.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem z nią umowy. W zakresie ogólnej korespondencji, kontaktu z przedstawicielami firm lub instytucji oraz rozpoznania propozycji współpracy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze komunikacji i organizacji działalności. Podstawę dobiera się do rzeczywistego celu i relacji, a nie wyłącznie do rodzaju formularza.
Wysłanie zapytania za pośrednictwem formularza nie oznacza zgody na otrzymywanie informacji marketingowych.
4.2. Zapewnienie bezpieczeństwa oraz dochodzenie lub obrona roszczeń
Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, zapobiegania nadużyciom, wykrywania prób nieuprawnionego dostępu, ustalania i dokumentowania przebiegu komunikacji, a także dochodzenia roszczeń, obrony przed nimi i prowadzenia postępowań wyjaśniających.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie Serwisu, jego infrastruktury, praw i interesów oraz na możliwości wykazania prawidłowego działania.
4.3. Obowiązki rachunkowe i podatkowe
Jeżeli w następstwie kontaktu powstanie relacja umowna lub inne zdarzenie powodujące obowiązek dokumentacyjny, dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków rachunkowych, podatkowych i archiwizacyjnych wynikających z przepisów prawa.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
4.4. Marketing bezpośredni
Formularze Serwisu nie zbierają zgód marketingowych i nie służą prowadzeniu marketingu bezpośredniego. Wysłanie zapytania lub zgłoszenia współpracy nie oznacza zgody na otrzymywanie informacji marketingowych. Dane przekazane w ten sposób są wykorzystywane do obsługi kontaktu w celach opisanych w niniejszej Polityce.
5. Odbiorcy lub kategorie odbiorców danych
Dostęp do danych mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługujące kontakt oraz podmioty wspierające administratora: dostawcy hostingu i poczty elektronicznej, usług IT, utrzymania i zabezpieczenia Serwisu, a w odpowiednich przypadkach księgowość, doradcy oraz organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów. Dostęp zależy od celu i zakresu konkretnej usługi lub obowiązku.
Formularze działają lokalnie w środowisku WordPress z wykorzystaniem WPForms Lite. Nie oznacza to samo w sobie przekazywania każdej wiadomości producentowi wtyczki. Obsługa wiadomości korzysta z infrastruktury Serwisu i poczty administratora. Serwis wykorzystuje również CookieYes do obsługi ustawień cookies oraz osadzony zewnętrzny kalkulator dostępny w domenie ai.studio. Załadowanie usług zewnętrznych może wiązać się z ujawnieniem ich operatorom danych technicznych, takich jak adres IP i informacje o przeglądarce.
Dostawcy działający na zlecenie administratora otrzymują dostęp do danych w zakresie niezbędnym do wykonania usług, na warunkach wynikających z właściwych umów i przepisów. Nie każdy odbiorca występuje w każdym przypadku. Na dzień aktualizacji Polityki nie potwierdzono pełnego wykazu podmiotów obsługujących hosting i pocztę ani ich podwykonawców.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Korzystanie z usług zewnętrznych, w tym CookieYes i kalkulatora w domenie ai.studio, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, zależnie od konfiguracji i podwykonawców operatorów. Nie potwierdzono pełnej listy państw ani podstaw transferu dla wszystkich usług. Nie należy zatem zakładać, że dane pozostają wyłącznie w EOG. W sprawie szczegółowych informacji o odbiorcach, lokalizacji przetwarzania i zabezpieczeniach można kontaktować się z administratorem pod adresem iod@synergia-pro.eu.
Transfer poza EOG wymaga spełnienia warunków określonych w rozdziale V RODO. Zastosowanie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń zależy od konkretnego odbiorcy i okoliczności; niniejsza Polityka nie potwierdza ich zastosowania do niezweryfikowanych usług.
7. Okresy przechowywania danych
Dane związane z zapytaniem z formularza lub korespondencją są przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia obsługi zapytania i udzielenia odpowiedzi. Po tym czasie mogą być przechowywane przez okres odpowiadający terminom przedawnienia potencjalnych roszczeń, jeżeli jest to niezbędne do ich dochodzenia lub obrony.
Dane zawarte w dokumentach księgowych i podatkowych są przechowywane przez okres wymagany przez właściwe przepisy rachunkowe, podatkowe lub inne przepisy prawa.
Dane i krótkotrwałe identyfikatory używane do zapobiegania nadużyciom są przechowywane przez czas potrzebny do działania zabezpieczeń i wyjaśnienia zdarzeń. Ograniczenie częstotliwości wysyłki formularza korzysta z dziesięciominutowego okna kontrolnego; nie jest to okres przechowywania całej korespondencji ani wszystkich logów Serwisu. Retencja pozostałych danych technicznych zależy od funkcji zabezpieczenia i infrastruktury.
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, o ile przepisy prawa albo niezbędny cel ochrony roszczeń nie wymagają dalszego przechowywania.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, a także prawo żądania sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
W przypadkach określonych w RODO osoba może żądać usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania lub przeniesienia danych do innego administratora. Prawo do przenoszenia danych ma zastosowanie, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i jest prowadzone w sposób zautomatyzowany.
Osoba może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. W razie przetwarzania do marketingu bezpośredniego sprzeciw wobec tego celu jest bezwarunkowy i dane nie mogą być dalej przetwarzane do marketingu. Formularze opisane w tej Polityce nie służą prowadzeniu takiego marketingu.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W celu wykonania praw należy skontaktować się z administratorem, w szczególności pod adresem iod@synergia-pro.eu. Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli jest to niezbędne do ochrony danych.
Administrator odpowiada na żądanie bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli żądanie jest szczególnie skomplikowane albo liczba żądań jest duża, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. O przyczynach przedłużenia administrator poinformuje w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy. Informacje o organie nadzorczym są dostępne na stronie uodo.gov.pl. Aktualny adres Urzędu: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
9. Dobrowolność podania danych i skutki ich niepodania
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, jednak podanie adresu e-mail i opisu potrzeby jest niezbędne do przyjęcia zapytania, skontaktowania się z osobą zgłaszającą oraz przygotowania odpowiedzi. Niepodanie tych danych może uniemożliwić obsługę zapytania.
Podanie tematu zapytania ułatwia jego prawidłowe skierowanie. Podanie imienia, firmy lub instytucji oraz numeru telefonu jest opcjonalne, chyba że osoba kontaktująca się chce skorzystać z komunikacji telefonicznej albo przekaże te dane w treści wiadomości.
Administrator prosi, aby w formularzu nie wpisywać danych wrażliwych ani danych innych osób, chyba że jest to niezbędne i osoba kontaktująca się ma odpowiednią podstawę do ich przekazania. Prosimy również nie przekazywać informacji, które nie są potrzebne do obsługi zapytania.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Obsługa opisanych formularzy nie obejmuje podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania. Zapytania i zgłoszenia współpracy są rozpatrywane w korespondencji. Automatyczne mechanizmy bezpieczeństwa mogą odrzucić wysyłkę uznaną za nadużycie; nie stanowi to automatycznej oceny kwalifikacji ani decyzji o współpracy.
Nie potwierdzono pełnego zakresu profilowania lub analityki po stronie operatorów osadzonego kalkulatora i pozostałych usług zewnętrznych. Zasady tych usług mogą mieć znaczenie przy korzystaniu z ich funkcji. Informacje o cookies i sterowaniu zgodami wskazuje Polityka cookies.
11. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Dobór środków uwzględnia zakres i charakter przetwarzania, ryzyko naruszenia praw i wolności osób oraz aktualny stan wiedzy technicznej.
Formularz wykorzystuje lokalne zabezpieczenie matematyczne CAPTCHA, podpis ochronny HMAC oraz ograniczenie częstotliwości wysyłki. Te mechanizmy służą zapobieganiu automatycznym nadużyciom i nie wymagają zewnętrznej usługi CAPTCHA. Odpowiedź na zadanie zabezpieczające nie służy ocenie osoby ani jej kwalifikacji.
Dostęp do danych otrzymują tylko osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonania zadań lub obowiązków. Żaden kanał transmisji nie daje absolutnej gwarancji bezpieczeństwa. Osoby korzystające z formularza powinny przekazywać wyłącznie informacje potrzebne do obsługi zapytania lub zgłoszenia współpracy.
12. Polityka cookies
Informacje o plikach cookies i podobnych technologiach, ich celach, retencji oraz ustawieniach zgody są dostępne w Polityce cookies. W Serwisie działa CookieYes, umożliwiający zarządzanie preferencjami. Ustawienia dotyczące technologii wymagających zgody należy odnosić do rzeczywistych usług i sposobu ich uruchamiania.
13. Zmiany Polityki prywatności
Polityka może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, sposobu działania Serwisu, wykorzystywanych usług lub celów przetwarzania. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie. W przypadku istotnych zmian administrator może poinformować o nich w sposób odpowiedni do charakteru zmiany.
Zmiana Polityki nie ogranicza praw osoby, której dane dotyczą, wynikających z przepisów prawa. Jeżeli zmiana wymaga uzyskania zgody albo dodatkowej informacji, administrator podejmie działania wymagane przez obowiązujące przepisy.
14. Data wejścia w życie
Wirtualny asystent Maxa
Maxa pomaga znaleźć informacje opublikowane w serwisie. Pytania i odpowiedzi są przetwarzane w przeglądarce odwiedzającego; treść pytań nie jest wysyłana do dostawcy zewnętrznego ani zapisywana przez moduł asystenta na serwerze. Moduł pobiera ze strony publiczne informacje o usługach. Nie podawaj w rozmowie danych wrażliwych. Jeśli informacje na stronie nie wystarczają, asystent wskazuje kontakt z zespołem przez formularz lub telefon.
Polityka prywatności obowiązuje od 13.10.2026 r.
Ostatnia aktualizacja: 13.10.2026 r.