Audyt projektów programów Horyzont obejmuje ocenę dokumentacji, kosztów i rozliczeń w odniesieniu do konkretnej umowy grantowej. Zakres dopasowujemy do programu, modelu finansowania i roli organizacji w konsorcjum. Pracujemy w całej Polsce: zdalnie, stacjonarnie lub hybrydowo.
Zapytaj o zakres i wycenę audytu Horyzont
Cel i zakres audytu Horyzont
Udział w projekcie międzynarodowym wymaga łączenia informacji finansowych, organizacyjnych i merytorycznych. Dane powstają w różnych działach, a część trafia do koordynatora lub systemu raportowania. Audyt pomaga sprawdzić ich spójność i odtworzyć dokumentację stanowiącą podstawę rozliczenia. Przed rozpoczęciem ustalamy, jaki projekt, okres, uczestnik i rodzaj kosztów będą objęte badaniem.
Oferta dotyczy organizacji realizujących projekty w programach Horyzont, w tym uczestników konsorcjów i koordynatorów potrzebujących oceny uzgodnionego zakresu. Samo wspólne określenie programu nie oznacza jednakowych zasad. Dokumenty Horyzont 2020 i Horyzont Europa mogą wymagać odmiennego podejścia. Istotny jest również model finansowania określony w umowie. Rozpoznanie tych warunków poprzedza dobór dokumentów i czynności.
Rzetelny przegląd pozwala oddzielić informacje potwierdzone od wymagających dodatkowych dowodów. Zestawienie przesłane koordynatorowi nie zastępuje dokumentacji źródłowej beneficjenta. W badaniu sprawdzamy wybrane powiązania między rozliczeniem, ewidencją i wykonanymi działaniami. Wynik przedstawia ustalenia w zakresie zlecenia, bez obietnicy decyzji instytucji finansującej ani zastąpienia jej kontroli.
W zapytaniu warto wskazać, czy dokumentacja jest prowadzona w jednym języku i czy organizacja oczekuje konkretnej wersji językowej wyniku. Istotny jest również termin przekazania danych koordynatorowi lub instytucji finansującej. Pozwala to ustalić harmonogram uwzględniający przygotowanie materiałów, udzielenie odpowiedzi i zakończenie prac.
Nie przesyłaj całej dokumentacji konsorcjum w pierwszej wiadomości. Zacznij od nazwy programu, numeru grantu, roli organizacji, modelu finansowania i celu badania. Następnie ustalimy listę potrzebnych dokumentów oraz uprawnienia do ich udostępnienia. Dzięki temu rozmowa dotyczy rzeczywistej potrzeby, a poufne informacje partnerów są przekazywane dopiero po uzgodnieniu odpowiednich zasad współpracy.
Dokumenty i warunki finansowania
Umowa grantowa określa ramy realizacji i finansowania projektu. Oficjalne materiały REA wskazują jej znaczenie dla działań, budżetu oraz praw i obowiązków uczestników. Analizę rozpoczynamy od dokumentów konkretnego grantu i obowiązujących zmian. Sprawdzamy także model rozliczenia: koszty rzeczywiste, odpowiednie koszty jednostkowe lub finansowanie ryczałtowe wymagają odmiennego doboru dowodów.
Niezależny przegląd dokumentacji nie jest automatycznie usługą wystawienia Certificate on the Financial Statements, czyli CFS. Jeśli potrzebujesz CFS, trzeba odrębnie sprawdzić wymagania konkretnej umowy, zakres procedur i kwalifikacje wykonawcy. Nie deklarujemy wystawienia tego poświadczenia bez potwierdzenia warunków. Nazwa „audyt projektu” nie zastępuje uzgodnienia, jaki dokument ma zostać otrzymany i do kogo ma trafić.
Dokumenty konsorcjum opisują współpracę uczestników, jednak nie można opierać oceny wyłącznie na wewnętrznej tabeli partnerów. Istotne jest rozpoznanie roli badanego podmiotu i kosztów, za które odpowiada. W przypadku finansowania ryczałtowego analizujemy adekwatny zakres dotyczący wykonania i dokumentacji, zamiast automatycznie przenosić procedury właściwe rozliczeniu kosztów rzeczywistych. Model finansowania potwierdzamy przed rozpoczęciem usługi.
Dokumentacja i organizacja projektu
Identyfikacja programu i grantu
Ustalamy, czy projekt jest realizowany w Horyzoncie 2020, Horyzoncie Europa lub innym właściwym instrumencie. Sprawdzamy numer grantu, konkurs, daty i dokumenty umowne. Stare instrukcje organizacji mogą nie odpowiadać nowej umowie. Dokładna identyfikacja pozwala odróżnić wymagania projektu od zwyczajów przyjętych w poprzednim finansowaniu.
Badanie tego obszaru zaczyna się od ustalenia, jakie zdarzenia zostały objęte rozliczeniem i jakie dowody pozostają dostępne. Przygotuj podpisaną umowę grantową, dane konkursu i dokumenty wskazane jako obowiązujące.
Porównujemy rozpoznany program z zasadami zastosowanymi przez zespół rozliczający projekt.
Przygotowanie: Oznacz program i numer grantu we wszystkich podstawowych zestawieniach.
Lista dokumentów jest punktem odniesienia także przy późniejszych pytaniach. Warto zapisać, kiedy materiał został przekazany i jaki okres opisuje. Dzięki temu brak pliku nie jest mylony z brakiem zdarzenia, a nowy dokument można powiązać z wcześniejszą odpowiedzią. W raporcie znaczenie ma treść dowodu oraz jego relacja do badanego kryterium, nie sama liczba otrzymanych załączników.
Model finansowania
Sposób rozliczenia wpływa na rodzaj potrzebnych dowodów. Rozpoznajemy, które kategorie są finansowane według rzeczywistych kosztów, a które według innych przewidzianych metod. Nie zakładamy, że każda faktura podlega identycznej ocenie. Przy finansowaniu ryczałtowym zakres badania musi odpowiadać warunkom wykonania i dokumentowania projektu.
Przegląd powinien umożliwiać przejście od informacji w raporcie do dokumentu, który ją potwierdza. Udostępnij dokumenty określające model finansowania i kategorie stosowane w rozliczeniu.
Zestawiamy wymagane dowody z rzeczywistym sposobem finansowania badanego zakresu.
Przygotowanie: Oddziel w archiwum dane dotyczące różnych metod rozliczenia.
Jeżeli dane pochodzą z różnych działów, sprawdzamy znaczenie używanych nazw i kodów. Ta sama etykieta może opisywać inne wartości w księgowości i u kierownika. Uzgodnienie definicji poprzedza porównanie sum. Wyjaśnione różnice zapisujemy tak, aby kolejna osoba mogła odtworzyć rozliczenie bez ponawiania wszystkich rozmów i wyszukiwania tych samych plików w archiwum.
Rola beneficjenta i koordynatora
Zakres obowiązków badanego podmiotu wymaga rozpoznania jego roli w projekcie. Koordynacja dokumentów konsorcjum i rozliczanie własnych kosztów to różne czynności. Ustalamy, czy badanie obejmuje dane organizacji, czy także uzgodniony zakres współpracy partnerów. Raport powinien wskazywać granice oceny, szczególnie przy niepełnym dostępie do dokumentów uczestników.
Ocena wymaga spojrzenia na dokumenty łącznie. Pojedynczy poprawny zapis nie wyjaśnia całego przebiegu zdarzenia. Przygotuj listę uczestników, podział odpowiedzialności i dokumenty określające rolę organizacji.
Porównujemy zakres zlecenia z faktycznie udostępnionymi danymi i kompetencjami badanego podmiotu.
Przygotowanie: Wskaż osobę odpowiedzialną za kontakt z koordynatorem i dane własnego beneficjenta.
Historia dokumentu pomaga ustalić, które informacje były dostępne w chwili podejmowania decyzji. Nie oceniamy wyłącznie aktualnej wersji, gdy zdarzenie miało miejsce wcześniej. Rozdzielenie daty przygotowania, zatwierdzenia i zastosowania zmiany ułatwia ocenę. Jeśli ich znaczenie jest niejasne, pytanie kierujemy do osoby odpowiedzialnej i prosimy o materiał potwierdzający przedstawione wyjaśnienie.
Umowa konsorcjum
Dokumenty współpracy pomagają rozpoznać podział zadań i sposób obiegu informacji. Badamy ich znaczenie dla kosztów i rozliczeń objętych usługą. Postanowienia wewnętrzne powinny być rozpatrywane z uwzględnieniem umowy grantowej. Przy zmianie uczestnika lub odpowiedzialności ważna jest historia decyzji oraz wskazanie daty skutecznego zastosowania nowego podziału.
Weryfikacja obejmuje zarówno dane liczbowe, jak i sposób zatwierdzenia informacji wykorzystywanych w projekcie. Udostępnij umowę konsorcjum, zmiany i dokumenty dotyczące przekazywania danych między uczestnikami.
Zestawiamy podział odpowiedzialności z rzeczywistym przygotowaniem dokumentacji badanego zakresu.
Przygotowanie: Oznacz obowiązującą wersję ustaleń konsorcjum i zachowaj historię zmian.
Przy danych tworzonych narastająco trzeba odróżnić nowe pozycje od tych, które wykazano wcześniej. Inaczej proste dodanie zestawień może dawać błędny wynik mimo poprawności poszczególnych arkuszy. Sprawdzamy zakres okresów i sposób oznaczania korekt. Przydatna jest informacja, czy zestawienie zastępuje poprzednią wersję, czy stanowi osobny zbiór danych wymagający połączenia według określonej metody.
Work packages i dokumentacja zadań
Układ pakietów roboczych pozwala opisać działania, ale musi mieć czytelne powiązanie z informacją finansową. Sprawdzamy sposób przypisania zasobów i udokumentowania wykonania w uzgodnionym zakresie. Jeśli raport zawiera zbiorczą wartość, potrzebne jest wyjaśnienie jej źródła. Nie utożsamiamy poniesienia wydatku z automatycznym osiągnięciem planowanego rezultatu.
Najpierw rozpoznajemy sposób przygotowania danych, a następnie sprawdzamy jego zastosowanie w wybranych dokumentach. Przygotuj opis pakietów, przydział zadań i dokumentację wykonania przekazaną do raportowania.
Porównujemy przypisanie kosztów i działań z dokumentami opisującymi badany pakiet.
Przygotowanie: Przygotuj mapę łączącą pakiet roboczy z dokumentami i osobami odpowiedzialnymi.
Dokumenty dotyczące jednego zdarzenia najlepiej rozpatrywać jako powiązany zestaw. Rozbieżność w numerze lub dacie może być omyłką, ale wymaga wyjaśnienia przed przyjęciem zgodności. Wskazanie jednoznacznego identyfikatora pomaga uniknąć pomylenia podobnych transakcji. Szczególnie ważne jest to przy powtarzalnych zakupach, gdy ten sam dostawca wystawia wiele dokumentów w kolejnych miesiącach.
Zmiany umowy grantowej
Zmiana zakresu, uczestników lub okresu projektu wymaga sprawdzenia odpowiednich dokumentów. Rozpoznajemy status wniosku i datę zastosowania zaakceptowanej zmiany. Projekt roboczy aneksu nie jest tym samym co podpisany dokument. Historia zmian pozwala wyjaśnić, dlaczego dane w różnych raportach nie odpowiadają pierwotnemu układowi projektu.
Badanie tego obszaru zaczyna się od ustalenia, jakie zdarzenia zostały objęte rozliczeniem i jakie dowody pozostają dostępne. Potrzebne są amendmenty, wnioski, potwierdzenia i dokumenty dotyczące ich wejścia w życie.
Zestawiamy zdarzenia badanego okresu z warunkami obowiązującymi dla konkretnej daty.
Przygotowanie: Ułóż rejestr zmian z datą, zakresem i wskazaniem dokumentu końcowego.
Dane osobowe udostępniamy w zakresie potrzebnym do sprawdzenia określonej informacji. Nie każda część akt jest konieczna dla każdej czynności. Uzgodnienie zakresu chroni poufność i pozwala przygotować materiał bez nadmiarowych załączników. Jeżeli zasłonięcie informacji uniemożliwia wykonanie testu, określamy alternatywny sposób dostępu albo wpływ ograniczenia na wynik badania.
Ewidencja i sprawozdanie finansowe
Rozliczenie beneficjenta powinno pozostawać możliwe do odtworzenia w jego dokumentacji. Badamy sposób przejścia od deklarowanej kwoty do zapisu i dowodu źródłowego. Arkusz przygotowany dla konsorcjum może wymagać wyjaśnienia różnic względem księgowości. Ważne jest zachowanie podstaw wyłączeń oraz korekt, szczególnie gdy dane są raportowane narastająco.
Przegląd powinien umożliwiać przejście od informacji w raporcie do dokumentu, który ją potwierdza. Udostępnij financial statements, ewidencję kosztów i kalkulacje pomocnicze badanego okresu.
Uzgadniamy rozliczone wartości z dokumentami organizacji i wyjaśniamy różnice pomiędzy zestawieniami.
Przygotowanie: Opisz kodowanie projektu i powiązanie kategorii księgowych z raportowaniem grantu.
Dowód wykonania czynności powinien odnosić się do faktycznego okresu i odpowiedzialnej osoby. Informacja o planie jest przydatnym kontekstem, jednak sama nie potwierdza realizacji. Podobnie późniejsza zbiorcza notatka wymaga wskazania źródeł. W przypadku rozbieżności zachowujemy opis zdarzenia i materiał, który pozwala ocenić, jakie dane mogą stanowić podstawę ustalenia.
Kategorie personelu
Koszty pracy rozpoznajemy według kategorii i sposobu finansowania przyjętego w umowie. Dokumenty pracownika, osoby współpracującej i innej kategorii personelu mogą wymagać odmiennej analizy. Nie przyjmujemy jednolitej kalkulacji bez rozpoznania podstawy. Istotne są okres, warunki współpracy i rzeczywiste przypisanie do działań projektu.
Ocena wymaga spojrzenia na dokumenty łącznie. Pojedynczy poprawny zapis nie wyjaśnia całego przebiegu zdarzenia. Przygotuj wykaz personelu, właściwe umowy i dokumenty określające zastosowaną kategorię kosztu.
Porównujemy kategorię deklarowaną w rozliczeniu z dokumentami osoby i warunkami grantu.
Przygotowanie: Oznacz przy każdej osobie podstawę współpracy i metodę rozliczenia kosztu.
Warunki dotyczące poszczególnych osób lub zdarzeń mogą zmieniać się w czasie. Warto przygotować prostą chronologię obejmującą początek, zmiany i zakończenie. Pozwala ona uniknąć przypisania całemu okresowi zasad obowiązujących tylko w jego części. Jeśli w danych występuje przerwa lub jednorazowa wypłata, jej przyczynę wyjaśniamy na podstawie odpowiednich dokumentów.
Kalkulacja kosztów pracy
Sprawdzamy, jakie dane zostały wykorzystane do obliczenia kosztu personelu. Zakres zależy od modelu finansowania i warunków konkretnej umowy. Arkusz powinien pozwalać zidentyfikować okres oraz źródła wartości. Nie przenosimy wzoru stosowanego w starszym projekcie na nowy grant bez sprawdzenia jego zastosowania i wymaganych danych wejściowych.
Weryfikacja obejmuje zarówno dane liczbowe, jak i sposób zatwierdzenia informacji wykorzystywanych w projekcie. Udostępnij kalkulacje, dane źródłowe oraz wyjaśnienie przyjętej metody obliczenia kosztu.
Zestawiamy wynik obliczeń z dokumentacją i metodą określoną dla badanego projektu.
Przygotowanie: Zachowaj formuły oraz oznacz ręczne korekty danych w kalkulacji.
Przy zasobach mających własny identyfikator weryfikacja nie powinna opierać się wyłącznie na podobnej nazwie. Numer ewidencyjny, oznaczenie producenta albo wskazany protokół mogą umożliwiać jednoznaczne powiązanie. Ustalamy, który identyfikator organizacja stosuje konsekwentnie. Dzięki temu dokument zakupowy, ewidencja oraz informacje o wykorzystaniu opisują ten sam zasób, zamiast kilku podobnych pozycji.
Koszty i dowody realizacji
Dokumentowanie zaangażowania
Badamy dowody pracy odpowiednie dla danej kategorii i metody finansowania. Ważne jest odtworzenie udziału osoby w działaniach oraz zatwierdzenie danych. Nie utożsamiamy planowanego zaangażowania z pracą faktycznie wykazaną w rozliczeniu. Zestawienia powinny pozostawać spójne z okresem i dokumentacją stanowiącą podstawę odpowiedniej kalkulacji.
Najpierw rozpoznajemy sposób przygotowania danych, a następnie sprawdzamy jego zastosowanie w wybranych dokumentach. Przygotuj właściwe zapisy pracy, oświadczenia lub inne dowody wymagane dla kategorii kosztu.
Porównujemy wykazane zaangażowanie z zadaniami oraz okresem objętym kalkulacją personelu.
Przygotowanie: Wskaż osobę zatwierdzającą dane i datę potwierdzenia dokumentacji pracy.
Jeżeli wartość została podzielona pomiędzy kilka celów, potrzebne są dane wyjaśniające ten podział. Zaokrąglenia i wyłączenia warto pokazać oddzielnie, aby suma pozostawała możliwa do sprawdzenia. Metoda powinna odpowiadać rzeczywistemu zdarzeniu i właściwym zasadom projektu. W raporcie rozróżniamy brak opisu kalkulacji od stwierdzonego błędu w jej wykonaniu.
Koszty jednostkowe personelu
Jeżeli grant stosuje odpowiednią metodę jednostkową, sprawdzamy dokumenty potwierdzające jej zastosowanie. Ocena obejmuje dane i jednostki wymagane przez właściwe warunki. Nie zakładamy, że ta metoda jest dostępna lub wybrana dla każdego projektu Horyzont. Przed badaniem potrzebna jest identyfikacja rzeczywistego modelu w umowie beneficjenta.
Badanie tego obszaru zaczyna się od ustalenia, jakie zdarzenia zostały objęte rozliczeniem i jakie dowody pozostają dostępne. Udostępnij dokumenty dotyczące wybranej metody oraz materiał potwierdzający wykazane jednostki.
Sprawdzamy spójność kalkulacji z zatwierdzonym sposobem rozliczenia badanego zakresu.
Przygotowanie: Oddziel dowody jednostek od kalkulacji stosowanych przy kosztach rzeczywistych.
Materiał otrzymany od zewnętrznego wykonawcy powinien zachować powiązanie z zamówieniem. Nie zawsze konieczne jest przekazanie pełnej treści poufnego rezultatu, ale dowody muszą wystarczać do uzgodnionego testu. Ustalamy odpowiedni zakres i sposób dostępu. Jeśli odbiór nastąpił w kilku etapach, wyjaśniamy związek każdego etapu z rozliczeniem i dokumentami finansowymi.
Podwykonawstwo a inne zakupy
Rozpoznajemy charakter zlecenia i kategorię, w której zostało wykazane. Zakup usługi pomocniczej i powierzenie określonego zadania mogą wymagać różnej oceny w zależności od umowy. Ważne są rzeczywisty przedmiot i powiązanie z projektem. Sama nazwa konta księgowego nie przesądza o kategorii kosztu w rozliczeniu grantu.
Przegląd powinien umożliwiać przejście od informacji w raporcie do dokumentu, który ją potwierdza. Przygotuj opis zlecenia, umowę, dokumenty wyboru wykonawcy i dowody rezultatu.
Porównujemy kategorię rozliczenia z treścią zlecenia i warunkami projektu.
Przygotowanie: Opisz przedmiot usługi tak, aby można było rozpoznać jej rolę w zadaniu.
Przy działaniach odbywających się w określonym miejscu i czasie istotne są informacje potwierdzające rzeczywisty przebieg. Program lub plan pokazuje zamierzenie, a dowody udziału i rozliczenie opisują wykonanie. Rozpatrujemy je razem. Gdy działanie łączy kilka celów, sprawdzamy podstawę przypisania odpowiedniej części kosztu oraz spójność wyjaśnienia z pozostałą dokumentacją.
Wybór zewnętrznego wykonawcy
Weryfikujemy dokumenty wskazujące sposób wyboru i podstawę decyzji w zakresie usługi. Wymagania ustalamy według właściwych warunków, z uwzględnieniem zasad obowiązujących organizację. Celem jest odtworzenie przebiegu, a nie wyłącznie odnalezienie podpisanej umowy. Szczególne okoliczności wyboru powinny mieć czytelne uzasadnienie dostępne w dokumentacji.
Ocena wymaga spojrzenia na dokumenty łącznie. Pojedynczy poprawny zapis nie wyjaśnia całego przebiegu zdarzenia. Udostępnij zapytania, oferty, ocenę, decyzję i dokumenty właściwej procedury.
Zestawiamy warunki wyboru z zamówieniem, jego wykonaniem i kwotą rozliczoną.
Przygotowanie: Zachowaj dokumentację uzasadnienia wyboru razem z dowodami wykonania usługi.
Nazwy używane w ewidencji mogą skracać opis transakcji i nie oddawać jej rzeczywistej funkcji. Dlatego przed oceną kategorii sprawdzamy treść dokumentów oraz cel wykorzystania. Nie zmieniamy klasyfikacji wyłącznie na podstawie nazwy folderu. Jeśli koszt wykazano w innej kategorii niż planowana, wyjaśniamy przyczynę i odnosimy ją do właściwych warunków projektu.
Podróże i spotkania konsorcjum
Koszty spotkań i podróży powinny być powiązane z działaniami projektu. Badamy dokumenty wyjaśniające cel, uczestników i okres. Jeżeli wyjazd obejmował również inne zadania organizacji, ważne jest ustalenie części przypisanej do grantu. Odmienna waluta lub kilka źródeł finansowania wymagają przejrzystej kalkulacji, a nie zbiorczej kwoty bez uzasadnienia.
Weryfikacja obejmuje zarówno dane liczbowe, jak i sposób zatwierdzenia informacji wykorzystywanych w projekcie. Przygotuj dokumentację podróży, rachunki, program wydarzenia i podstawę podziału kosztów.
Porównujemy rozliczenie z czasem, celem i dokumentami potwierdzającymi udział.
Przygotowanie: Połącz dokumenty podróży z wydarzeniem i pakietem roboczym projektu.
Spójność obliczenia wymaga zarówno poprawnych danych wejściowych, jak i właściwej formuły. Błąd może powstać przy kopiowaniu arkusza, zmianie zakresu albo ręcznej korekcie wyniku. Dlatego przydatny jest plik umożliwiający odtworzenie kalkulacji. Wskazujemy, które elementy wyjaśniono i czy uzgodniona poprawa dotyczy jednej pozycji, czy całego sposobu przygotowania danych.
Sprzęt i sposób rozliczenia
Wydatki na wyposażenie analizujemy zgodnie z metodą określoną dla grantu. Istotne są okres wykorzystania, przedmiot i podstawa przypisania wartości. Nie utożsamiamy ceny zakupu z kwotą możliwą do wykazania w każdej umowie. Dostęp do ewidencji i dokumentacji użytkowania pomaga odtworzyć właściwą kalkulację badanego kosztu.
Najpierw rozpoznajemy sposób przygotowania danych, a następnie sprawdzamy jego zastosowanie w wybranych dokumentach. Udostępnij dokumenty zakupu, odbioru, ewidencję i kalkulacje dotyczące wykorzystania sprzętu.
Zestawiamy rozliczoną wartość z okresem, metodą i dowodami zastosowania zasobu.
Przygotowanie: Połącz identyfikator sprzętu z fakturą i podstawą obliczenia kosztu.
Kiedy jedna wartość zależy od innej kategorii, korekta podstawy może wpływać na wynik kolejnego obliczenia. Weryfikacja obejmuje tę zależność, zamiast ograniczać się do poprawienia widocznej kwoty. Zachowanie wersji przed i po zmianie pomaga ocenić jej skutek. Odpowiedzialność za przygotowanie ostatecznego rozliczenia pozostaje po stronie organizacji zgodnie z przyjętym podziałem zadań.
Materiały i pozostałe zakupy
Przegląd obejmuje dokumentację zakupów przypisanych do badanego grantu. Wspólne dostawy lub materiały wykorzystywane w różnych projektach wymagają wyjaśnienia podziału. Zestawienie kosztów powinno pozwalać rozpoznać rzeczywisty przedmiot oraz odpowiedni okres. Przy zwrotach i korektach zachowujemy historię zdarzenia i sprawdzamy wpływ na rozliczoną wartość.
Badanie tego obszaru zaczyna się od ustalenia, jakie zdarzenia zostały objęte rozliczeniem i jakie dowody pozostają dostępne. Przygotuj zamówienia, faktury, potwierdzenia dostawy i kalkulacje podziału wspólnych zakupów.
Porównujemy opis zakupu z zadaniem oraz kwotą przypisaną w rozliczeniu beneficjenta.
Przygotowanie: Oznacz materiały wspólne i zachowaj podstawę ich podziału między projekty.
Dokumentowanie wyboru rozwiązania powinno umożliwiać zrozumienie przyczyn decyzji. Sama końcowa akceptacja nie opisuje wszystkich wcześniejszych działań. Sprawdzamy materiały odpowiednie do badanego procesu i kryteriów. Jeżeli część informacji powstała poza głównym systemem, warto wskazać jej miejsce przechowywania oraz osobę mogącą potwierdzić znaczenie materiału w odniesieniu do konkretnego zdarzenia.
Koszty wewnętrzne
Jeżeli projekt wykazuje wewnętrzne usługi lub wykorzystanie zasobów, potrzebne jest rozpoznanie odpowiedniej podstawy. Badamy kalkulację i informacje wyjaśniające jej składniki w zakresie zlecenia. Wewnętrzna nota nie zastępuje danych potrzebnych do oceny. Istotne jest również odróżnienie wartości wykorzystywanej w zarządzaniu organizacją od kwoty określonej dla rozliczenia grantu.
Przegląd powinien umożliwiać przejście od informacji w raporcie do dokumentu, który ją potwierdza. Udostępnij dokumenty metody, kalkulacje oraz dowody wykonania lub wykorzystania zasobu.
Zestawiamy wartość wykazaną w projekcie z przyjętymi danymi i właściwą metodą.
Przygotowanie: Opisz składniki kalkulacji kosztu wewnętrznego oraz źródła ich wartości.
Zmiana danych nie powinna zacierać śladu dokumentu pierwotnego. Odbiorca musi móc rozpoznać, co skorygowano i z jakiego powodu. Uzgadniamy ostateczną wartość, zachowując historię potrzebną do wyjaśnienia rozliczenia. Jeżeli korekta wpływa na wcześniejsze raporty, sprawdzamy, czy jej zakres został opisany w sposób pozwalający uniknąć podwójnego lub pominiętego ujęcia.
Koszty pośrednie
Sposób obliczenia kosztów pośrednich wymaga identyfikacji zasad grantu. Badamy podstawę i wyłączenia, jeśli dotyczą przyjętej metody. Zmiana kosztów bezpośrednich może mieć znaczenie dla wyliczenia odpowiedniej wartości. Nie stosujemy stawek z innych projektów bez potwierdzenia. Istotna jest możliwość ponownego odtworzenia kalkulacji z dokumentów danego okresu.
Ocena wymaga spojrzenia na dokumenty łącznie. Pojedynczy poprawny zapis nie wyjaśnia całego przebiegu zdarzenia. Przygotuj kalkulację, wykaz danych wejściowych i warunki określające stosowaną metodę.
Porównujemy podstawę wyliczenia z kategoriami kosztów oraz wyłączeniami właściwymi umowie.
Przygotowanie: Zachowaj formuły i wyjaśnij różnicę między podstawą a całkowitymi kosztami.
Przy przeliczeniach należy zachować rozróżnienie wartości źródłowej, metody i wyniku. Sam końcowy zapis liczbowy nie umożliwia weryfikacji, jeśli nie wiadomo, skąd pochodzi kurs lub współczynnik. Sprawdzamy odpowiednie źródło i zastosowanie w badanej pozycji. Różnice między systemami analizujemy z uwzględnieniem ich przeznaczenia i sposobu prezentacji danych.
Rozliczenia, kontrola i archiwum
Waluty i przeliczenia
Przy projekcie międzynarodowym dane mogą występować w walucie księgowej i walucie raportowania. Sprawdzamy zastosowaną metodę oraz źródło kursów zgodnie z właściwymi dokumentami. Różnica między płatnością a wartością raportowaną może wymagać wyjaśnienia. Oddzielamy odpowiednie przeliczenie od dodatkowych opłat, aby nie mieszać odmiennych składników transakcji.
Weryfikacja obejmuje zarówno dane liczbowe, jak i sposób zatwierdzenia informacji wykorzystywanych w projekcie. Udostępnij dokumenty w walucie, dane kursowe, kalkulacje i rozliczenie płatności.
Uzgadniamy kwoty w ewidencji z wartościami wykazanymi w sprawozdaniu beneficjenta.
Przygotowanie: Przygotuj ścieżkę obliczenia od dokumentu do wartości w walucie raportowania.
Złożona wersja raportu może różnić się od ostatniego lokalnego arkusza. Dlatego pytamy o potwierdzenie przekazania i status dokumentu, zamiast wybierać plik wyłącznie według daty modyfikacji. Zachowanie wersji ostatecznej umożliwia uzgodnienie danych z odbiorcą. Gdy dokument był poprawiany, wskazujemy jego relację do poprzedniej wersji i istotną przyczynę zmiany.
Dokumentowanie pakietów przy ryczałcie
W przypadku finansowania ryczałtowego rozpoznajemy, jakie dowody są potrzebne dla zakresu objętego umową i zleceniem. Nie przenosimy automatycznie badania faktur właściwego kosztom rzeczywistym. Istotne mogą być dokumenty wykonania zadań i rezultatów. Zakres oceny uzgadniamy tak, aby odpowiadał rzeczywistemu celowi i modelowi finansowania projektu.
Najpierw rozpoznajemy sposób przygotowania danych, a następnie sprawdzamy jego zastosowanie w wybranych dokumentach. Przygotuj warunki finansowania, opis pakietów i materiały potwierdzające wykonanie badanego zakresu.
Sprawdzamy powiązanie twierdzeń dotyczących realizacji z dostępną dokumentacją projektu.
Przygotowanie: Oddziel dowody wykonania pakietu od informacji o kosztach używanej wewnętrznie.
Współpraca kilku uczestników wymaga określenia granic odpowiedzialności za dokumenty. Zgłoszenie pytania do koordynatora nie oznacza automatycznie, że ma on dostęp do wszystkich dowodów. Ustalamy właściciela potrzebnej informacji i sposób jej przekazania. Jeśli materiał pochodzi z innego podmiotu, zachowujemy identyfikację źródła oraz zakres, którego dotyczy przekazane potwierdzenie.
CFS i cel poświadczenia
Potrzeba formalnego CFS wymaga odrębnego rozpoznania wymagań. Sprawdzamy, jaki dokument jest oczekiwany, jakie procedury przewiduje umowa i jakie warunki dotyczą wykonawcy. Przegląd dokumentacji nie może być przedstawiany jako CFS bez spełnienia odpowiednich wymagań. Zakres oraz możliwość realizacji takiego zadania trzeba potwierdzić przed jego zleceniem.
Badanie tego obszaru zaczyna się od ustalenia, jakie zdarzenia zostały objęte rozliczeniem i jakie dowody pozostają dostępne. Udostępnij zapis umowy dotyczący poświadczenia, właściwy formularz i oczekiwany okres.
Porównujemy potrzebę organizacji z wymaganym rodzajem dokumentu i zakresem procedur.
Przygotowanie: W zapytaniu wyraźnie wskaż, czy potrzebujesz CFS, czy przeglądu dokumentacji.
Przy danych zbiorczych istotne jest rozpoznanie, kto je przygotował i co zostało sprawdzone przed akceptacją. Podpis może potwierdzać jedynie przekazanie, a nie merytoryczną kontrolę każdej pozycji. Wyjaśniamy znaczenie zastosowanych potwierdzeń. Umożliwia to ocenę procesu bez przypisywania osobie zatwierdzającej szerszej odpowiedzialności niż wynikająca z faktycznie wykonywanych czynności.
Dane przekazywane koordynatorowi
Wewnętrzne rozliczenie konsorcjum powinno pozostawać spójne z dokumentami beneficjenta. Sprawdzamy sposób zbierania i zatwierdzania danych wysyłanych koordynatorowi. Wiele arkuszy może opisywać ten sam okres, dlatego istotny jest status wersji. Korespondencja wyjaśnia zmiany, ale powinna pozostawać powiązana z konkretną wartością i dokumentem.
Przegląd powinien umożliwiać przejście od informacji w raporcie do dokumentu, który ją potwierdza. Przygotuj przekazane zestawienia, akceptacje oraz korespondencję dotyczącą zmian danych.
Porównujemy informacje wysłane do konsorcjum z ewidencją i wersją ostatecznego rozliczenia.
Przygotowanie: Oznacz wersję danych potwierdzoną przez beneficjenta przed ich przekazaniem.
Dane dotyczące wspólnych zasobów rozpatrujemy z uwzględnieniem pozostałych źródeł finansowania udostępnionych w badaniu. Zakres wniosków zależy od zakresu dostępnego materiału. Jeśli nie objęto innych projektów, jasno wskazujemy tę granicę. Przejrzyste oznaczenie części kosztu i stosowanej metody pomaga organizacji kontrolować przypisanie także po zakończeniu konkretnego audytu.
Korekty sprawozdań
Korekta może dotyczyć błędu, nowego dokumentu lub zmiany sposobu wykazania kosztu. Badamy przyczynę i wpływ na poszczególne okresy. Ważne jest rozróżnienie wartości już raportowanej od aktualnego zestawienia. Przeniesienie kwoty pomiędzy kategoriami nie powinno powodować jej przypadkowego podwojenia albo utraty w zbiorczym rozliczeniu projektu.
Ocena wymaga spojrzenia na dokumenty łącznie. Pojedynczy poprawny zapis nie wyjaśnia całego przebiegu zdarzenia. Udostępnij wcześniejszy raport, korektę, uzasadnienie i dokumenty potwierdzające zmianę.
Zestawiamy wersje sprawozdań z dokumentami źródłowymi i historią rozliczeń.
Przygotowanie: Przygotuj rejestr korekt z przyczyną, kwotą i okresem ich zastosowania.
Wcześniejszy problem może zostać usunięty w pojedynczym dokumencie, a mimo to nadal występować w procesie. Dlatego odróżniamy korektę konkretnej pozycji od zastosowania nowej zasady w następnych okresach. Odpowiedni dowód powinien wskazywać, co faktycznie wykonano. Jeżeli działanie pozostaje w planie, opisujemy jego status bez traktowania zamiaru jako rezultatu.
Ryzyko nakładania się finansowania
Organizacja może wykorzystywać te same osoby lub zasoby w kilku projektach. Badanie analizuje sposób rozdzielenia odpowiednich kosztów i danych w uzgodnionym zakresie. Nie wystarczy odmienny numer grantu, jeśli zestawienia obejmują tę samą pozycję. Wspólne zasoby wymagają przejrzystej podstawy podziału odpowiadającej właściwym zasadom finansowania.
Weryfikacja obejmuje zarówno dane liczbowe, jak i sposób zatwierdzenia informacji wykorzystywanych w projekcie. Przygotuj informacje o projektach powiązanych i kalkulacje alokacji wspólnych zasobów.
Porównujemy przypisanie badanych dokumentów i jednostek pracy w udostępnionych rozliczeniach.
Przygotowanie: Wskaż wspólne zasoby oraz sposób zapobiegania wielokrotnemu ujęciu tej samej wartości.
Odtworzenie dokumentacji nie powinno zależeć wyłącznie od pamięci jednej osoby. Czytelny rejestr, oznaczenia wersji i wskazanie lokalizacji pozwalają sprawdzić dane również po zmianie zespołu. Weryfikujemy to na dokumentach istotnych dla zakresu. Jeśli archiwum jest rozproszone, warto wyznaczyć właściciela struktury i opisać sposób utrzymania powiązań między jego częściami.
Dostęp i poufność dokumentacji
Dokumenty mogą zawierać wyniki badań, dane pracowników i informacje partnerów. Ustalamy, jakie materiały są niezbędne oraz kto może je udostępnić. Zabezpieczenie informacji nie powinno uniemożliwiać odtworzenia dowodów wymaganych do badania. Przy ograniczonym dostępie trzeba określić, czy i jak wpłynie on na zakres oraz wnioski.
Najpierw rozpoznajemy sposób przygotowania danych, a następnie sprawdzamy jego zastosowanie w wybranych dokumentach. Przygotuj zasady dostępu, listę właścicieli danych i informacje o ograniczeniach udostępnienia.
Zestawiamy potrzebny zakres dowodów z dostępnymi uprawnieniami i uzgodnionym sposobem pracy.
Przygotowanie: Ustal bezpieczny kanał przekazania danych przed udostępnieniem akt i wyników badań.
Ograniczenie dostępu do danych może mieć uzasadnioną przyczynę, ale jego wpływ wymaga rozpoznania. Ustalamy, czy możliwy jest inny sposób wykonania czynności, na przykład wgląd na miejscu. Jeśli odpowiednich dowodów nadal brakuje, nie zastępujemy ich samym zapewnieniem. Zakres dostępnego materiału i wynikające z niego ograniczenia są potrzebne do właściwej oceny wniosków.
Archiwum i historia wersji
Po zakończeniu projektu potrzebna jest możliwość odtworzenia rozliczeń i decyzji. Sprawdzamy organizację archiwum w zakresie istotnym dla badania. Materiały partnerów, dokumenty w systemach i lokalne pliki mogą tworzyć rozproszony zasób. Warto wskazać właściciela i zachować powiązania, zamiast pozostawiać odtworzenie danych wyłącznie pamięci członków zespołu.
Badanie tego obszaru zaczyna się od ustalenia, jakie zdarzenia zostały objęte rozliczeniem i jakie dowody pozostają dostępne. Udostępnij plan archiwizacji, rejestr dokumentów i lokalizacje zatwierdzonych wersji końcowych.
Sprawdzamy, czy z archiwum można ustalić źródło wartości i status dokumentu.
Przygotowanie: Zachowaj historyczne wersje istotne dla zmian oraz oznacz dokumenty ostateczne.
Przed zamknięciem tematu warto potwierdzić, czy wszystkie pytania otrzymały odpowiedź opartą na dokumentach. Nie każde wyjaśnienie prowadzi do zmiany oceny, ale powinno zostać rozpatrzone w odpowiednim kontekście. Zachowujemy odniesienie do materiału i kryterium. Dzięki temu wynik pozostaje czytelny także dla odbiorcy, który nie uczestniczył w bieżącej korespondencji i spotkaniach.
Jak przygotować projekt do badania?
Pierwszym dokumentem potrzebnym do rozpoczęcia rozmowy jest umowa dotycząca finansowania. Dołącz obowiązujące załączniki oraz informacje o zmianach. Jeżeli dokumenty znajdują się w kilku działach, nie musisz przed pierwszym kontaktem tworzyć kompletnego archiwum. Wystarczy wskazać, gdzie przechowywana jest dokumentacja i kto może ją udostępnić. Na tej podstawie można przygotować listę materiałów oraz ustalić kolejność ich przekazywania.
Przed badaniem warto uzgodnić jeden rejestr dokumentów. Przy każdym pliku zapisz kategorię kosztu, okres, numer dokumentu, kwotę i osobę kontaktową. Nazwy plików powinny umożliwiać ich rozpoznanie bez otwierania wszystkich załączników. Dobrze sprawdza się powiązanie numeru pozycji w zestawieniu z nazwą folderu zawierającego fakturę, potwierdzenie płatności oraz dowód wykonania usługi. Taki porządek ułatwia również późniejsze korzystanie z archiwum przez zespół projektu.
Nie usuwaj dokumentów, które zawierają wcześniejsze wersje budżetu, odrzucone wnioski lub poprawiane zestawienia. Historia zmian pomaga wyjaśnić przyczynę rozbieżności. Oddziel wersje robocze od zatwierdzonych, oznacz daty oraz zachowaj informację o osobie akceptującej zmianę. Jeśli dokument otrzymano przez system finansującego, przygotuj potwierdzenie jego przekazania lub zatwierdzenia. Sama data utworzenia pliku na komputerze nie zawsze pozwala odtworzyć moment podjęcia decyzji.
Wyznacz koordynatora po stronie organizacji. Nie musi odpowiadać samodzielnie na pytania księgowe, kadrowe i badawcze. Jego zadaniem jest kierowanie pytań do właściwych osób i pilnowanie terminów odpowiedzi. Przed rozpoczęciem prac ustalamy, kto wyjaśnia zakres zadań, kto odpowiada za koszty, kto udostępnia akta personelu i kto potwierdza kompletność przekazanych danych. Dzięki temu pytania nie krążą między działami bez rozstrzygnięcia.
Przygotuj krótką listę zdarzeń, które wpłynęły na projekt. Mogą to być zmiana kierownika, opóźnienie dostaw, reorganizacja zespołu, korekta budżetu, zmiana partnera lub trudność w dostępie do materiałów. Opisz datę zdarzenia, jego skutek i podjęte działania. Taki rejestr pozwala zrozumieć dokumenty w ich rzeczywistym kontekście. Wyjaśnienie organizacyjne jest punktem wyjścia do badania, a jego potwierdzenie wymaga odpowiednich dowodów.
Na etapie przygotowania nie trzeba przerabiać wszystkich dokumentów na jeden format ani drukować archiwum elektronicznego. Ustalamy dostępne formaty, możliwości eksportu i ograniczenia systemów. Zestawienia powinny zachowywać czytelność oraz umożliwiać prześledzenie obliczeń. Skan powinien obejmować cały dokument, wraz z podpisami i załącznikami istotnymi dla oceny. Jeżeli plik jest nieczytelny, lepiej zgłosić ten problem wcześniej niż zastępować go opisem sporządzonym z pamięci.
Jak przebiega współpraca?
Rozpoczynamy od określenia celu badania. Inny zakres jest potrzebny do oceny konkretnego spornego kosztu, a inny do przeglądu rozliczeń całego okresu. Ustalamy również odbiorcę raportu oraz sposób jego wykorzystania. Jeżeli dokument ma spełniać wymagania instytucji finansującej, wymagania te muszą być znane przed zaakceptowaniem oferty. Plan prac obejmuje czynności badawcze, terminy przekazania materiałów, sposób zgłaszania pytań i uzgadniania ustaleń.
Po zapoznaniu się z dokumentacją tworzymy mapę ryzyka. Uwzględniamy rodzaje kosztów, skalę projektu, liczbę uczestników, zmiany organizacyjne, dostępność dowodów i wcześniejsze zastrzeżenia. Dobór dokumentów do badania wynika z ustalonego celu oraz właściwych wymagań. Nie utożsamiamy wysokości wydatku z jego ryzykiem. Niewielka kwota może ujawniać problem dotyczący powtarzalnego procesu, natomiast duży wydatek może mieć dobrze udokumentowaną i jednoznaczną ścieżkę rozliczenia.
Pytania audytowe odnosimy do konkretnych dokumentów. Wskazujemy numer pozycji, okres, opis rozbieżności i oczekiwany rodzaj wyjaśnienia. Ułatwia to przygotowanie odpowiedzi bez ponownego przeglądania całego archiwum. Jeżeli w wyjaśnieniu pojawia się nowy fakt, prosimy o wskazanie dowodu, który go potwierdza. Ustna rozmowa pomaga zrozumieć zdarzenie, ale nie zastępuje dokumentacji wymaganej do wykazania kosztu lub wykonania zadania.
W toku prac rozróżniamy brak informacji, błąd w zestawieniu i możliwą niezgodność z kryterium. Brak załącznika nie przesądza automatycznie o nieprawidłowości, lecz może ograniczać możliwość potwierdzenia danego twierdzenia. Błąd rachunkowy wymaga innego działania niż brak zgody na zmianę zakresu. Taki sposób opisu pozwala kierownikowi projektu skierować zadanie do odpowiedniej osoby i nie traktować wszystkich pytań jako jednakowo pilnych.
Przed zamknięciem badania omawiamy ustalenia wymagające reakcji organizacji. Przekazane wyjaśnienia oceniamy wraz z dowodami i obowiązującymi warunkami projektu. Jeżeli strony inaczej interpretują ten sam zapis, w dokumentacji zachowujemy przyczynę rozbieżności oraz istotne stanowiska. Celem tego etapu jest rzetelne przedstawienie faktów. Zmiana ustalenia wynika z nowej informacji lub poprawnej oceny dowodów, a nie z samego oczekiwania korzystnego wyniku.
Harmonogram uwzględnia czas potrzebny na pracę audytora i odpowiedzi organizacji. Przy rozproszonym archiwum lub udziale kilku partnerów warto wcześniej ustalić dostępność osób odpowiedzialnych. Na termin wpływa również konieczność pozyskania danych z systemów, sprawdzenia oryginałów albo wyjaśnienia zmian umownych. Po rozpoznaniu dokumentacji możemy wskazać realną kolejność prac. Krótki termin złożenia raportu zgłoś już w pierwszej wiadomości.
Raport, ustalenia i dalsze działania
Wynikiem uzgodnionego badania jest dokument przedstawiający zakres prac, wykorzystane kryteria, ustalenia i wnioski. Forma opracowania zależy od celu usługi oraz wymagań dotyczących projektu. Raport powinien umożliwiać odbiorcy odróżnienie informacji potwierdzonych od obszarów, w których nie uzyskano wystarczających dowodów. Wskazanie ograniczeń zakresu pozwala właściwie korzystać z wyników i zapobiega przypisywaniu raportowi szerszego znaczenia niż przeprowadzone czynności.
Każde istotne ustalenie powinno prowadzić od kryterium do dowodu i oceny. Odbiorca musi rozumieć, czego dotyczy uwaga, skąd wynika wymóg oraz jaki stan stwierdzono. Przydatny opis nie kończy się na ogólnym sformułowaniu o konieczności poprawienia dokumentacji. Wskazuje kategorię brakującego materiału, powiązanie z konkretnym rozliczeniem i sposób uporządkowania procesu, jeżeli takie zalecenie jest możliwe w granicach zlecenia.
Zalecenia porządkujemy według znaczenia dla projektu. Część może dotyczyć pojedynczej pozycji kosztowej, a część organizacji obiegu dokumentów. Organizacja może przypisać im właścicieli oraz daty realizacji. Warto oddzielić korektę historycznego błędu od zmiany procedury na przyszłość. Sama aktualizacja instrukcji nie potwierdza usunięcia problemu z wcześniejszego okresu, podobnie jak poprawienie jednej faktury nie naprawia niespójnego sposobu ewidencji całej kategorii.
Omówienie wyników pozwala kierownikowi, księgowości i osobom zarządzającym spojrzeć na te same ustalenia z perspektywy swoich obowiązków. Wyjaśniamy sposób rozumienia raportu i zależność między dokumentami a wnioskami. Jeśli pojawia się potrzeba dodatkowego sprawdzenia, określamy jego zakres oddzielnie. Raport stanowi rezultat przeprowadzonego badania; późniejsze działania organizacji wymagają własnej dokumentacji, a ich weryfikacja jest osobnym zadaniem, jeżeli zostanie uzgodniona.
Przekazanie raportu nie zastępuje decyzji instytucji finansującej o akceptacji rozliczenia. Audyt dostarcza niezależnej oceny w określonym zakresie, natomiast obowiązki beneficjenta wynikające z umowy pozostają aktualne. Nie obiecujemy braku korekt, automatycznej wypłaty środków ani odstąpienia od kontroli. Rzetelna dokumentacja i czytelne ustalenia pomagają podejmować działania na podstawie faktów, z uwzględnieniem rzeczywistych ryzyk projektu.
Cała Polska: zdalnie, stacjonarnie i hybrydowo
Realizujemy audyty na terenie całej Polski: zdalnie, stacjonarnie oraz hybrydowo. Sposób pracy dobieramy do rodzaju dokumentacji, celu badania i potrzeb organizacji. Lokalizacja siedziby nie powinna utrudniać pierwszego kontaktu. W zapytaniu wskaż miejsce realizacji projektu oraz ewentualne dodatkowe lokalizacje, w których znajdują się dokumenty lub wyposażenie. Ułatwi to ustalenie, które czynności można przeprowadzić elektronicznie, a które wymagają obecności na miejscu.
Audyt zdalny opiera się na uzgodnionym dostępie do dokumentów i rozmowach z osobami odpowiedzialnymi. Dobrze przygotowane archiwum elektroniczne umożliwia sprawdzenie faktur, zestawień, decyzji i korespondencji bez przewożenia teczek. Ustalamy sposób przekazywania materiałów oraz terminy spotkań. Nie wymagamy przesyłania całego zasobu danych przed wyjaśnieniem celu i zakresu prac. Najpierw określamy, które materiały są potrzebne do konkretnej czynności badawczej.
Tryb stacjonarny jest przydatny, kiedy potrzebna jest weryfikacja dokumentów dostępnych wyłącznie w siedzibie, obejrzenie wyposażenia lub rozmowa z kilkoma działami w krótkim czasie. Przed wizytą przygotowujemy plan, tak aby osoby odpowiedzialne wiedziały, kiedy ich udział będzie potrzebny. Oględziny mają określony przedmiot i są dokumentowane odpowiednio do celu. Obecność na miejscu nie oznacza automatycznie zbadania wszystkich procesów organizacji.
Współpraca hybrydowa łączy analizę elektroniczną z wybranymi czynnościami na miejscu. Można rozpocząć od przeglądu umowy i kosztów, a następnie zweryfikować wybrane dokumenty lub zasoby podczas wizyty. Po niej wyjaśnienia i uzgodnienie raportu mogą odbywać się zdalnie. Taki model ogranicza organizacyjne obciążenie zespołu, jeżeli rzeczywiście odpowiada potrzebom badania. Ostateczny wybór trybu wynika z zakresu i dostępnych dowodów, a nie wyłącznie z preferencji komunikacyjnych.
Przy udostępnianiu danych uzgadniamy zasady dostępu i poufności. Dokumenty projektu mogą zawierać dane pracowników, informacje finansowe, wyniki badań oraz tajemnicę przedsiębiorstwa. Przekazujemy tylko materiały potrzebne do ustalonych czynności, z odpowiednim ograniczeniem dostępu. Jeżeli dokument zawiera nadmiarowe informacje, można ustalić sposób ich zabezpieczenia lub zasłonięcia, o ile nie uniemożliwia to wykonania badania i spełnienia wymagań dowodowych.
Zakres oferty i czynniki wpływające na cenę
Cena wynika z zakresu prac i rzeczywistego nakładu potrzebnego do ich wykonania. Wartość dofinansowania jest jedną z informacji opisujących projekt, ale nie pozwala sama ustalić ceny audytu. Znaczenie mają liczba dokumentów, liczba okresów rozliczeniowych, struktura kosztów, udział partnerów, stan archiwum i oczekiwana forma wyniku. Przedstawienie tych danych pozwala przygotować ofertę, w której zakres i harmonogram są zrozumiałe dla zamawiającego.
W pierwszym zapytaniu wystarczy podać nazwę programu, etap projektu, termin oczekiwanego raportu, liczbę podmiotów oraz przybliżoną skalę dokumentacji. Nie przesyłaj przez formularz pełnych akt osobowych ani danych płacowych. Jeżeli do wyceny potrzebny będzie wgląd w umowę lub przykładowe zestawienie, uzgodnimy właściwy sposób przekazania. Formularz służy rozpoczęciu kontaktu, a nie stanowi repozytorium dowodów audytowych.
Na pracochłonność wpływa stopień uporządkowania danych. Dostęp do spójnego rejestru wydatków i dokumentów powiązanych z pozycjami rozliczenia skraca poszukiwanie informacji. Rozproszone pliki, brakujące załączniki i liczne nieoznaczone wersje wymagają dodatkowych wyjaśnień. W ofercie warto oddzielić badanie od ewentualnego dodatkowego zadania porządkowania archiwum. Audytor musi zachować niezależność oceny, dlatego sposób łączenia usług wymaga ustalenia przed rozpoczęciem współpracy.
Termin realizacji i konieczność wizyty na miejscu również wymagają uwzględnienia. Przy projektach prowadzonych w kilku lokalizacjach planujemy kolejność czynności oraz dostępność zespołu. Jeżeli oczekiwana jest dodatkowa wersja raportu, szczególny formularz instytucji lub udział w spotkaniu podsumowującym, wskaż to w zapytaniu. Pozwala to przygotować zakres, który obejmuje potrzebne rezultaty bez domyślania się wymagań dopiero po zakończeniu badania.
Najczęściej zadawane pytania
Czy przegląd projektu oznacza wystawienie CFS?
Nie automatycznie. CFS ma określone wymagania dotyczące dokumentu, procedur i wykonawcy. Niezależny przegląd dokumentacji jest innym rodzajem zadania. Przed współpracą wskaż dokładny rezultat, którego potrzebujesz, oraz udostępnij właściwy zapis umowy. Możliwość realizacji formalnego poświadczenia wymaga oddzielnego potwierdzenia.
Czy Horyzont 2020 i Horyzont Europa można badać tak samo?
Nie należy zakładać identycznych zasad. Rozpoznajemy program, umowę oraz metodę finansowania kosztów. Również projekty w tej samej perspektywie mogą różnić się modelem rozliczenia. Dokumentacja potrzebna do badania wynika z rzeczywistego celu zlecenia i warunków grantu, a nie wyłącznie z jego nazwy.
Czy usługa obejmuje projekty rozliczane ryczałtowo?
Zakres można uzgodnić dla właściwej dokumentacji projektu ryczałtowego. Kluczowe jest wskazanie, co ma zostać ocenione i jakie dowody są wymagane. Nie przenosimy automatycznie procedur sprawdzania kosztów rzeczywistych. Przed rozpoczęciem ustalamy model finansowania oraz granice badania, w tym ewentualny zakres oceny realizacji pakietów.
Czy jeden partner może zlecić własny audyt?
Tak, zakres może dotyczyć konkretnego beneficjenta. Wtedy określamy jego koszty, okres i dokumenty. Raport nie powinien sugerować oceny całego konsorcjum, jeśli pozostałe podmioty nie były badane. Jeżeli istotne są informacje koordynatora, uzgadniamy ich pozyskanie i sposób wykorzystania w granicach dostępnego materiału.
Jak przygotować dokumenty w różnych językach?
Na początku wskaż język umowy i materiałów oraz oczekiwany język wyniku. Ustalamy wymagania komunikacji i dokumentacji przed przyjęciem zlecenia. Nie należy samodzielnie zastępować oryginałów nieoznaczonymi tłumaczeniami. Jeśli potrzebne jest tłumaczenie określonego dokumentu, zachowujemy powiązanie z oryginałem i jego wersją.
Czy można pracować całkowicie zdalnie?
Tak, realizujemy audyty zdalne w całej Polsce, jeżeli dostępne dowody umożliwiają wykonanie uzgodnionych czynności. W razie potrzeby łączymy pracę elektroniczną z wizytą na miejscu. Przy dokumentach partnerów trzeba wcześniej uzgodnić uprawnienia i sposób udostępniania. Ograniczenia materiału są rozpoznawane przed ustaleniem ostatecznego zakresu.
Oficjalne źródła i dokumenty
Umowa grantowa i właściwe dokumenty programu określają model finansowania oraz rodzaj wymaganych dowodów. Materiały Komisji Europejskiej i REA pomagają rozpoznać zasady. Formalne wymagania CFS należy sprawdzić odrębnie dla grantu.
Zapytaj o audyt Horyzont
Opisz krótko swoje potrzeby. Pola oznaczone gwiazdką są wymagane.